Portal Finanse Firma Klastry Instytucje Promocja Polityka
Zarządzanie innowacyjną firmą
Zarządzanie innowacyjną firmą

Zarządzanie firmą to przede wszystkim praca z ludźmi i panowanie nad procesami. Warto się przyjrzeć zarządzaniu procesem wdrażania innowacji. Działania związane z transferem technologii do przedsiębiorstwa składają się na dwa etapy. Pierwszy, zewnętrzny to działania związane z identyfikacją, oceną i pozyskaniem technologii. Drugi, wewnętrzny to działania związane z wdrożeniem technologii do działalności przedsiębiorstwa i uruchomieniem w oparciu o nią produkcji.

Wdrażanie innowacji jest skomplikowane, wymaga zaangażowania specjalistycznej wiedzy, dużej liczby zasobów materialnych oraz środków finansowych. Właściwie przygotowany projekt wdrożenia daje przedsiębiorstwu podwójne korzyści. Tę najważniejszą, czyli wdrożoną technologię, w oparciu o którą firma wytwarza produkt zaspakajający potrzeby klientów i zwiększający jej bogactwo. Tę mniej zauważalną, ale równie ważną, czyli doświadczenie i wiedzę, jak skutecznie realizować projekty.

Celem działań poprzedzających wdrożenie innowacji, oprócz pozyskania technologii, powinno być także przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia. To, w jakim stopniu przedsiębiorstwo przygotuje się do tego procesu, bezpośrednio wpływa na czas, w jakim firma uzyska pierwsze wymierne korzyści finansowe z wdrożenia. A zatem można powiedzieć, czym prędzej, tym lepiej. Podstawowymi dokumentami, na których podstawie odbywa się wdrożenie, są biznesplan oraz dokumentacja technologii. W poniższych rozważaniach zakłada się sytuację, w której przedsiębiorstwo zakupiło dojrzałą technologię i nie ma konieczności przeprowadzania dodatkowych badań, tworzenia prototypów.

Wdrożenie technologii w przedsiębiorstwie obejmuje następujące kroki:

  • zainicjowanie wdrożenia (wszystkie działania przeprowadzone we wcześniejszych etapach, które pozwoliły na pozyskanie technologii i przygotowanie odpowiedniej dokumentacji)
  • planowanie wdrożenia (powołanie zespołu wdrożeniowego, planowanie organizacji i komunikacji, planowanie zakresu działań, przygotowanie harmonogramu wdrożenia, planowanie zasobów, planowanie jakości, planowanie ryzyka)
  • wdrożenie wstępne (infrastruktura, zasoby osobowe, zasoby rzeczowe, zasoby finansowe),
  • wdrożenie właściwe (produkcja/wytwarzanie, czynności kontrolne i monitorujące produkcję/wytwarzanie, dystrybucja i sprzedaż, badanie odbiorców)
  • wdrożenie wtórne (modyfikacja technologii oraz procesów)
  • zakończenie wdrożenia (zestandaryzowana produkcja masowa, serwis).

Wdrażanie technologii należy potraktować jako realizację projektu, a powyżej wskazane kroki jako kolejne jego etapy. Wdrażanie technologii w przedsiębiorstwie możemy potraktować jako jeden duży projekt, który obejmuje etapy: identyfikacji, oceny, planowania i wdrożenia właściwego. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo zdecydowane jest na wdrożenie konkretnej technologii i posiada odpowiedni potencjał pod względem kwalifikacji pracowników i zasobów finansowych do przeprowadzenia kompleksowego projektu. W sytuacji jednak, gdy przedsiębiorstwo nie wie dokładnie, jaką technologię pozyskać, a tym samym nie może zidentyfikować od początku wszystkich zasobów potrzebnych do jej wdrożenia, może podzielić proces wdrażania na cztery projekty. Osobno przygotować plan i zasoby dla projektu identyfikacji, osobno dla oceny, planowania i wdrożenia. Dzielenie procesu wdrażania na oddzielne projekty pozwala na unikniecie ryzyka niepowodzenia, na uczenie się zarządzania projektami przez pracowników oraz stopniowe wprowadzanie odpowiednich zmian w organizacji przedsiębiorstwa.

Standardy zarządzania projektami

Zarządzanie projektem wdrożenia technologii wpisuje się w światowe standardy zarządzania projektami, w tym między innymi w standard wypracowany przez Project Management Institute (PMI). Oczywiście w zależności od charakteru projektu i rodzaju technologii każdy projekt wymaga odpowiedniej modyfikacji standardowych procedur.

Standardy zarządzania projektami wskazują na etapowość realizacji projektów i wyróżniają cztery podstawowe, następujące po sobie etapy:

  • identyfikacja
  • planowanie
  • realizacja i monitoring
  • zakończenie.

Zarządzanie projektem w każdym z etapów to w rzeczywistości zarządzanie poszczególnymi obszarami projektu, na które składają się:

  • zarządzanie zakresem projektu
  • zarządzanie celem projektu
  • zarządzanie czasem projektu
  • zarządzanie kosztem projektu
  • zarządzanie jakością projektu
  • zarządzanie zasobami (ludzkimi i materialnymi) projektu
  • zarządzanie komunikacją w projekcie
  • zarządzanie ryzykiem projektu.

Do tego standardowego katalogu dołożyć można jeszcze inne obszary, takie jak zarządzanie podwykonawcami czy logistyką. Od właściwego zaplanowania działań we wszystkich powyższych obszarach, a następnie ich właściwej realizacji zależy sukces projektu.

Przebieg zarządzania projektem wdrożenia innowacji

IDENTYFIKACJA (zainicjowanie wdrożenia): Większość działań związanych z tym krokiem jest przeprowadzona na wcześniejszych etapach identyfikacji, oceny i planowania wdrożenia. W wyniku tych działań została zakupiona technologia i stworzona dokumentacja.

Działania w tym kroku to przede wszystkim wyznaczenie kierownika projektu wdrożeniowego oraz zidentyfikowanie, jaka wiedza i zasoby związane z wdrożeniem są w posiadaniu przedsiębiorstwa, czy przygotowana dla technologii dokumentacja (biznesplan oraz opisy techniczne) zawiera wystarczający zasób informacji o wdrożeniu. Przygotowując biznesplan na wcześniejszym etapie, autorzy mogli koncentrować się wyłącznie na badaniu potencjału komercjalizacyjnego technologii, pomijając lub uogólniając obszary związane z wdrożeniem technologii w przedsiębiorstwie.

PLANOWANIE (planowanie wdrożenia): Pierwszym działaniem na tym etapie jest powołanie zespołu projektowego. Zespół projektowy może składać się wyłącznie z personelu zatrudnionego dotychczas u przedsiębiorcy, nowo zatrudnionych pracowników lub też zewnętrznych doradców. Z powołaniem zespołu projektowego wiąże się określenie funkcji poszczególnych osób oraz nadanie przez zarządzających przedsiębiorstwem odpowiednich kompetencji kierownikowi projektu i wyposażenie go w niezbędne zasoby, w tym środki finansowe. Powołując zespół projektowy należy właściwe dobrać jego uczestników tak, aby ich wiedza, doświadczenie i predyspozycje psychospołeczne gwarantowały zaangażowanie w wykonywanie działań oraz dobrą atmosferę w zespole. W wypadku wdrażania technologii warto do zespołu projektowego zaprosić twórcę technologii lub pracowników dostawcy technologii, którzy mają dużą wiedzę o technologii i usprawnią proces jej wdrażania. Zespół projektowy powinien być organizacyjne wyodrębniony ze struktury przedsiębiorstwa i podlegać bezpośrednio zarządzającemu. Planowanie projektu dokonywane jest przez zespół projektowy na specjalnych spotkaniach lub w innej ustalonej formule.

Planowanie projektu dotyczy wszystkich obszarów wskazanych we wcześniejszej części artykułu. Należy zwrócić uwagę, aby planowanie poszczególnych obszarów odbywało się z zachowaniem logicznej kolejności działań i uwzględnieniem zależności między nimi:

  • Planowanie celu projektu. Zdefiniowanie celu projektu jest pierwszym etapem planowania projektu. Cel stanowi koło napędowe każdego projektu, gdyż decyduje zarówno o sposobie jego realizacji, jak również o uzyskanych w jego wyniku efektach. Są rożne metody definiowania celu projektu. Jedna z nich wskazuje, że cel powinien być S.M.A.R.T (konkretny, mierzalny, akceptowalny, realistyczny, terminowy) oraz C.L.E.A.R. (ambitny, zgodny z zasadami, wartościowy, uzgodniony, uzasadniony). Celem projektu wdrażania technologii nie jest samo wdrożenie, ale uzyskanie przez przedsiębiorstwo wyrażonych liczbowo i czasowo profitów finansowych. Cel musi wyrażać zarówno dążenie przedsiębiorcy do uzyskania jak najszybciej zysków wdrożenia, jak i starania zespołu projektowego o profesjonalne wdrożenie.
  • Planowanie zakresu projektu. To wyznaczanie działań projektu. Zespół projektowy planuje działania z wykorzystaniem metody Struktury Podziału Prac (SPP). Metoda ta polega na rozłożeniu projektu na duże obiekty, zadania złożone oraz małe szczegółowe zadania, dla których oszacowane zostaną zasoby, harmonogram, koszty oraz analiza ryzyka. SPP dla projektu prezentowana jest zazwyczaj graficznie, jednakże na potrzeby artykułu sporządzony został krótki opis. W projekcie wdrożenia technologii wyróżnić można między innymi następujące obiekty: 1. TECHNOLOGIA, 2. PARK MASZYNOWY (linia technologiczna), 3. PRACOWNICY. Dla obiektu 3. PRACOWNICY można wskazać następujące zadania złożone: 3.1 Rekrutacja, 3.2 Zatrudnienie, 3.3 Szkolenie teoretyczne, 3.4 Szkolenie wdrożeniowe, 3.5 Praca. Z kolei dla zadania złożonego 3.1 Rekrutacja wskazać można następujące zadania szczegółowe: 3.1.1 Przygotowanie wymagań stanowiskowych, 3.1.2 Ogłoszenie o zatrudnieniu, 3.1.3 Zebranie aplikacji, 3.1.4 Przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, 3.1.5 Decyzja o zatrudnieniu. W ten sposób zespół projektowy rozbiera niejako projekt na cząstki, schodząc na jak najniższy poziom działań i dbając o to, aby żadne działanie nie uciekło. Świadomie podczas przygotowywania SPP wprowadza się numerację, która z jednej strony pokazuje rangę działania, z drugiej strony jest wykorzystywana zamiast opisów w innych dokumentach.
  • Planowanie czasu projektu. Gdy zespół projektowy określił zakres projektu, gdy wie, co będzie do zrobienia przystępuje do sporządzenia harmonogramu realizacji projektu. Planowanie czasu projektu przebiega w następujących etapach: ocena trwania każdego z zadań szczegółowych, łączenie zadań zgodnie z zasadą następstw zadań (działania z rożnych obiektów mogą być realizowane w tym samym czasie lub być od siebie zależne np. nie będzie możliwe przeprowadzenie szkoleń pracowników, jeżeli nie zostanie uruchomiona linia technologiczna), określenie trwania całego projektu (ścieżka przebiegu projektu), opracowanie graficznej prezentacji harmonogramu w formie wykresu Gantta.
  • Planowanie zasobów projektu. Po opracowaniu Struktury Podziału Prac oraz harmonogramu zespół projektowy przystępuje do planowania zasobów projektu dla poszczególnych zadań projektowych, w tym planuje: który z pracowników zespołu projektowego będzie wykonywał/nadzorował dane zadanie; które zadania przypadną dodatkowemu personelowi (eksperci, doradcy), a które będą musiały zostać zlecone na zewnątrz (podwykonawcy); jakie zasoby materialne i niematerialne potrzebne będą do realizacji danego zadania. Warto na tym etapie stworzyć bazę zasobów posiadanych i takich, które muszą zostać pozyskanie, wraz z określeniem ich ilości w poszczególnych etapach realizacji projektu tak, aby niepotrzebnie nie magazynować zasobów lub blokować dostęp do nich dla innych zespołów przedsiębiorstwa.
  • Planowanie kosztu projektu. Kiedy już wiadomo, jakie działania muszą zostać zrealizowane i jakie zasoby należy zaangażować, zespół projektowy przystępuje do szacowania kosztów poszczególnych zasobów, uzyskując jednocześnie informację o koszcie poszczególnych zadań i dalej wydatkach w określonych przedziałach czasowych. Szacowanie kosztu projektu jest szczególnie trudnym zadaniem, ponieważ w przeciwieństwie do podstawowej działalności przedsiębiorstwa, wdrażanie projektu innowacyjnego jest czymś nowym i brak jest w przedsiębiorstwie doświadczeń. Łatwiej jest szacować koszty, z którymi przedsiębiorstwo zetknęło się już wcześniej (np. wynagrodzenia, media), znacznie trudniej koszty związane np. z budową linii technologicznej.
  • Planowanie jakości projektu. Jakość projektu gwarantuje, że jego cel oraz założone wskaźniki zostaną osiągnięte, a budżet i harmonogram nieprzekroczone. Planowanie jakości polega na zaprojektowaniu odpowiednich instrumentów, które będą wyznaczały wszystkim uczestnikom projektu sposób realizacji poszczególnych działań, pozwalały na weryfikację czy działania realizowane są zgodnie z założeniami oraz wprowadzały pokazywały jak wprowadzić zmiany w sposobie realizacji działań, jeżeli okaże się że projekt teoretyczny nie odpowiada warunkom rzeczywistym. Planowanie jakości dotyczyć powinno zarówno pracy zespołu, jak i wszystkich wykonawców i podwykonawców.
  • Planowanie komunikacji w projekcie. Przepływ informacji pomiędzy realizatorami projektu (zespół projektowy, zarządzający przedsiębiorstwem, podwykonawcy) jest bardzo ważny na etapie realizacji projektu. Stworzenie zrozumiałego dla wszystkich i uporządkowanego systemu komunikacji ułatwia zarządzanie projektem i realizację poszczególnych zadań. Podstawowe obszary komunikacji w projekcie: komunikacja wewnętrzna zespołu projektowego, komunikacja między zespołem a zarządzającym, komunikacja między zespołem a wykonawcami i podwykonawcami poszczególnych działań. Planowanie komunikacji to opracowanie mapy komunikacji i określenie, kto, w jakiej sprawie, jaki kanał komunikacji ma wykorzystać, aby przekazać informację. Brak standardów w komunikacji może spowodować, iż do kierownika projektu docierać będą informacje o chorobie szeregowego pracownika podwykonawcy, a nie dotrze informacja o awarii dźwigu montującego linię technologiczną. Konsekwencje nie otrzymania ważnej informacji przez kierownika projektu lub zbyt późnego jej otrzymania mogą zagrozić realizacji projektu.
  • Zarządzanie ryzykiem projektu. Ryzyko projektu to zarówno szanse, jak i zagrożenia wynikające z jego realizacji. Planowanie ryzyka to przygotowanie odpowiedniego systemu zarządzania ryzykiem składającego się z instrumentów identyfikacji ryzyka, analizy wpływu ryzyka na projekt (szacowanie ryzyka) oraz mechanizmów reakcji na ryzyko. Zespół projektowy, który opracował zadania projektu, zidentyfikował zasoby i określił harmonogram realizacji przystępuje do wstępnej analizy ryzyka dla projektu. Analiz ta ma wymiar teoretyczny, ciężko bowiem przewidzieć na etapie planowania, jak przebiegać będzie dokładnie projekt i co się w otoczeniu wewnętrznym i zewnętrznym w tym czasie wydarzy. Na etapie planowania analiza ryzyka prowadzona jest w oparciu o wiedzę i doświadczenie członków zespołu projektowego, analizę literatury specjalistycznej, analizę podobnych projektów. Na etapie planowania powstaje zatem teoretyczny katalog ryzyk. System zarządzania ryzykiem dla projektu wskazuje przygotowany katalog jako punkt wyjścia i nakłada na realizatorów projektu obowiązek stałego aktualizowania katalogu i monitorowania możliwości wystąpienia zidentyfikowanych wcześniej ryzyk. System zarządzania ryzykiem pozwala na skrócenie czasu reakcji na występujące ryzyko i tym samym wyeliminowanie zagrożenia dla realizacji projektu lub wykorzystanie nadarzającej się szansy.

REALIZACJA (wdrożenie wstępne, wdrożenie właściwe, wdrożenie wtórne): Realizacja projektu to nic innego, jak realizacja planu projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem, oszacowanymi zasobami i kosztami z wykorzystaniem narzędzi zarządzania jakością, ryzykiem i komunikacją. W wypadku projektu wdrażania technologii realizację podzielić można na trzy etapy:

  • Wdrożenie wstępne - budowa niezbędnej infrastruktury (budynki, linia technologiczna), zatrudnienie i przeszkolenie pracowników, opracowanie standardów (jakości i bezpieczeństwa, instrukcji technicznych, ksiąg produktu), zgromadzenie zasobów rzeczowych (umowy z dostawcami i podwykonawcami) i finansowych (zaciągnięcie kredytu, pozyskanie dotacji), budowa kanałów marketingu i dystrybucji.
  • Wdrożenie właściwe - sprawdzenie i uruchomienie linii technologicznej, wyprodukowanie pierwszej partii towarów, przeprowadzenie czynności kontrolnych i monitoringowych w zakresie przebiegu procesu produkcji, dystrybucja i sprzedaż pierwszej partii towaru, badanie opinii klientów i przygotowanie raportów z badania.
  • Wdrożenie wtórne - na skutek przeprowadzenia wewnętrznych procedur kontrolno-monitoringowych modyfikowane są procesy produkcyjne, a w wyniku opinii klientów zmieniane są właściwości produktów (dodatkowe badania, modyfikacja linii technologicznej), po czym następuje produkcja kolejnych partii ostatecznego produktu i uruchomiona zostaje masowa dystrybucja.

Na każdym z etapów realizacja projektu odbywa się praca zespołu projektowego, która obejmuje: kontrolę i monitorowanie projektu, wprowadzanie zmian w realizacji projektu, reagowanie na występujące ryzyka, zarządzanie zakresem projektu, dokumentowanie przebiegu projektu, zarządzanie kosztami (zakupy towarów i usług, rozliczanie podwykonawców). Zadaniem zespołu projektowego jest realizacja planu projektu, a w przypadku zidentyfikowania możliwych rozbieżności właściwe reagowanie.

ZAKOŃCZENIE: Podstawową cechą projektu jest jego czasowość. Gdy zrealizowane zostały wszystkie działania projektu i osiągnięty został założony cel , przedsięwzięcie się kończy, a zespół projektowy zostaje rozwiązany. Od tego momentu rozpoczyna się proces produkcji polegający na powtarzaniu ściśle określonych czynności, w wyniku których powstaje i jest sprzedawany produkt. Przejście od projektu do procesu jest wynikiem zestandaryzowania i powtarzalności określonych czynności. Oczywiście zamknięcie projektu wdrożenia może spowodować otwarcie projektu doskonalenia technologii, z której wytwarzany jest produkt. Projekt wdrożenia jest za każdym razem skarbnicą wiedzy i doświadczeń poszczególnych pracowników oraz całego przedsiębiorstwa. Warto zatem dołożyć starań, aby wiedza wyrażona w dokumentach i doświadczeniach pracowników nie została zmarnowana. Dokumenty powinny zostać uporządkowane i zarchiwizowane, a wiedza pracowników wykorzystana poprzez przygotowanie programu szkoleń dla przyszłych członków zespołów projektowych czy też do stworzenia systemu zarządzania projektami i wprowadzania odpowiednich zmian w przedsiębiorstwie.

Podsumowanie

Wdrożenie innowacji zwieńcza cały proces wdrożeniowy i jest obrazem jakości zadań wykonanych na wcześniejszych etapach. Nie każdy projekt kończy się sukcesem, a przyczyn porażek szukać można zarówno w samej technologii, jak i organizacji jej wdrażania. Porażką dla przedsiębiorstwa jest przede wszystkim przerwanie wdrażania lub niewdrożenie technologii, ale jest nią również wdrożenie technologii, która zamiast oczekiwanych zysków naraża przedsiębiorstwo na straty finansowe.


Tomasz Jarus


powrót | do góry | strona główna | mapa serwisu | kalendarium | regulamin serwisu | kontakt
Portal jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

© 2005-2018 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości