Portal Finanse Firma Klastry Instytucje Promocja Polityka
Newsy
2017/01/17 10:48:26
Standardy zarządzania klastrem w obszarze “

Wstęp

Często w swojej codziennej pracy z klastrami słyszymy pytania: czym tak naprawdę są standardy zarządzania klastrem? W jaki sposób ich wdrożenie przybliży nas do wyznaczonego celu? Co dzięki temu osiągniemy?

Standardy to zasady. W tym przypadku są to zasady które określają pożądane cechy zarządzania i funkcjonowania klastrów. Uwzględniają m.in. najlepsze zidentyfikowane praktyki w zakresie działalności koordynatorów klastrów w Polsce i za granicą (opracowanie „Standardy zarządzania klastrem”, wersja druga, zaktualizowana, PARP 2016).

Każdy powstał w jakimś celu, a ponieważ wdrożenie ów jest zmianą, każda zmiana powinna być skorelowana z celem klastra, którym jest wspieranie rozwoju przedsiębiorczości w określonej dziedzinie opartej na współpracy sektora naukowego i gospodarczego.

Jak osiągnąć ten cel? Poprzez realizację celów szczegółowych, do których należą m.in.: stymulowanie działalności innowacyjnej poprzez współpracę, korzystanie ze wspólnego zaplecza technologicznego, wymiana wiedzy i doświadczeń, przyczynianie się do transferu technologii, poszukiwanie nowych rozwiązań technologicznych dzięki współpracy z sektorem B+R, realizacja i pozyskiwanie środków finansowych na wspólne projekty inwestycyjne, badania naukowe, tworzenie sieci powiązań i rozpowszechnianie informacji wśród przedsiębiorców wchodzących w skład tego zgrupowania.

A zatem, jeśli znam cel, jestem w stanie odpowiedzieć sobie na drugie ważne pytanie: w jaki sposób wdrożenie ów przybliży mnie do wyznaczonego celu?

Stwierdzenie, że wdrożenie ów nie tyle przybliża do osiągnięcia wyznaczonego celu ale w ogóle jego osiągnięcie umożliwia może być zbyt śmiałe, ale jesteśmy o tym głęboko przekonani.

Dlaczego? Dlatego, że standardy wskazują drogę działania, a przy tym odpowiadają na problem niesatysfakcjonującej jakości zarządzania klastrami i braku systemowego podejścia do kwestii przygotowania profesjonalnych koordynatorów, którzy mają kluczowe znaczenie dla sukcesu klastrów oraz skuteczności interwencji publicznej (Portal Innowacji, artykuł „Standardy zarządzania klastrem”).

A zatem, w jaki sposób poprzez wdrożenie ów możemy osiągnąć cel klastra?

Należy zwrócić uwagę na fakt, że wdrażając standardy realizujemy również założone cele szczegółowe (CS). I tak dla przykładu, wdrażając standardy z obszaru „Współpraca z otoczeniem” możemy zrealizować przy okazji pierwszy z wymienionych celów – stymulowanie działalności innowacyjnej poprzez współpracę, „Zasoby” – cel: korzystanie ze wspólnego zaplecza technologicznego, „Usługi na rzecz członków klastra” – wszystkie pozostałe CS. Oczywiście wskazane w artykule CS są jedynie przykładowe.

Tym samym mam odpowiedź na trzecie pytanie: co dzięki wdrożeniu ów osiągnę?

Obszar „

Standardy w zakresie organizacji określają podstawowe wymogi organizacyjne i prawne działania klastrów (opracowanie „Standardy zarządzania klastrem”, wersja druga, zaktualizowana, PARP 2016).

Obszar ten dzielimy na dwa podobszary, w ramach których wyróżniamy łącznie 6 ów:

  • 4 w ramach podobszaru: Podstawy organizacyjne działania, który odnosi się do stworzenia ram organizacyjnych i prawnych koordynatora w zakresie realizowanych przez niego działań.
  • 2 w ramach podobszar: Strategia działania, będąca kluczowym dokumentem z punktu widzenia rozwoju klastra. Strategia określa m. in. wizję, misję, zakres działania oraz cele strategiczne i operacyjne. Działalność koordynatora powinna być zgodna z przyjętą strategią na dany okres, stanowiącą podstawę jego rozliczenia.

W zależności od fazy rozwoju klastra dany może mieć charakter obligatoryjny albo opcjonalny. Wyszczególniono trzy fazy rozwoju:

  • Fazę embrionalną,
  • Fazę rozwoju,
  • Fazę dojrzałości.

W przypadku ów z obszaru prawie wszystkie są obligatoryjne. Wyjątek stanowi „ Koordynator przestrzega zapisów obowiązujących ów klastra”, który jest opcjonalny dla fazy embrionalnej.

Poniżej prezentujemy listę ów oraz podkreślamy, że każdy z nich ma ogromne znaczenie dla rozwoju klastra i jego członków. Niosą za sobą szanse, wyzwania, ryzyka i trudności, a my przedstawimy Państwu praktyczne sposoby radzenia sobie z nimi, zilustrowane dobrymi praktykami z kraju i z zagranicy.

1.1.1. Zdefiniowany zakres obowiązków i uprawnień koordynatora

Aby spełnić należy określić rolę, zakres obowiązków i uprawnień koordynatora. Jak? Powinni Państwo posiadać , który określa zakres obowiązków koordynatora i jego uprawnienia, a który został zatwierdzony przez członków lub organ reprezentujący członków klastra.

Zapisy te można zawrzeć w statucie, jednak rekomendujemy stworzenie odrębnego dokumentu (np. regulamin). Dlaczego? Każdy się rozwija, czego konsekwencją jest wzrost obowiązków koordynatora. W takiej sytuacji zmianie ulegną również zapisy tego dokumentu. W zależności od wagi zmian, może okazać się konieczne zwołanie Walnego Zgromadzenia Członków Klastra (celem zatwierdzenia uchwały zmieniającej zapisy umowy klastra/porozumienia klastrowego). W sytuacji, gdy zakres prac koordynatora określa odrębny – nie ma takiej potrzeby.

Strona internetowa Polskiego Innowacyjnego Klastra Medycznego PIKMED

Rysunek 1 internetowa Polskiego Innowacyjnego Klastra Medycznego PIKMED

Dobra praktyka: Polski Innowacyjny Medyczny PIKMED z siedzibą w Czeladzi (woj. śląskie).

Na stronie internetowej klastra widnieje informacje na temat koordynatora i dokumentu regulującego jego pracę. dostępny jest na wniosek podmiotu ubiegającego się o status członka klastra.

1.1.2. Zdefiniowana struktura organizacyjna klastra

Aby spełnić należy stworzyć przedstawiający strukturę organizacyjną klastra.

Informacje nt. struktury można umieścić również w dokumentach powołujących . Zachęcamy jednak do przedstawienia struktury w formie graficznej (badania wskazują, że zdecydowana większość z nas jest wzrokowcami).

Dobra praktyka: Turystyczny Wrota Borów z siedzibą w Chojnicach (woj. pomorskie).

Struktura organizacyjna Klastra Turystycznego Wrota Borów

Rysunek 2 Struktura organizacyjna Klastra Turystycznego Wrota Borów

Jak wynika z analizy stron www (badaniu zostało poddanych ok. 50 klastrów, w tym klastry kluczowe) jedynie kilka z badanych klastrów umieściło na swojej stronie www informacje o swojej strukturze organizacyjnej.

Rekomendujemy upublicznienie tej informacji. Potencjalny członek będzie miał możliwość, jeszcze przed przystąpieniem do klastra, podjąć decyzję czy dana rola w klastrze mu odpowiada. Jakie korzyści? Zaoszczędzony czas dla obecnych i nowych, przyszłych członków klastra.

Zalecamy również umieszczenie na swojej stronie www informacji dotyczącej procedury przystąpienia do klastra.

Dobra praktyka: Lubelski Ekoenergetyczny z siedzibą w Lublinie (woj. lubelskie).

Strona internetowa klastra Lubelski Klaster Ekoenergetyczny

Rysunek 3 internetowa klastra Lubelski Ekoenergetyczny

1.1.3. Aktualna o członkach klastra

Aby spełnić należy stworzyć i aktualizować zbiór danych zawierający informacje na temat każdego z podmiotów należących do klastra (dane teleadresowe, profil działalności, rodzaj i wielkość podmiotu, zatrudnienie, osoba do kontaktu).

Stworzenie i opublikowanie bazy danych o członkach klastra na stronie www zapewnia organizacji dodatkowy kanał promocji oraz prestiż wśród potencjalnych klientów krajowych oraz zagranicznych. Przynależność do organizacji klastrowej, a przede wszystkim aktywne w niej uczestnictwo, uwiarygodnia w oczach partnerów biznesowych. Zalecamy umieścić na stronie adres www klastra lub link, który po kliknięciu przekieruje osobę zainteresowaną na stronę danego klastra.

Informacje o członkach klastra powinny zostać przedstawione w sposób jednolity (wspólny szablon dla wszystkich).

Dobra praktyki: Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu (woj. podkarpackie). W zakładce „członkowie” znajdą Państwo krótki opis podmiotów wchodzących w skład klastra.

Informacje o członkach klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu

Rysunek 4 Informacje o członkach klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu

Informacja szczegółowa o członku klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu

Rysunek 5 Informacja szczegółowa o członku klastra Dolina Lotnicza z siedzibą w Mielcu

Dobra praktyka: Technology Mountain z Niemiec, posiadający złotą odznakę jakości organizacji klastrowych. Na stronie klastra widnieje alfabetyczny spis członków wraz z ich logotypami i krótkim opisem profilu działania.

Strona www klastra Technology Mountain z Niemiec

Rysunek 6 www klastra Technology Mountain z Niemiec

1.1.4. Zapobieganie konfliktom interesu w klastrze

Aby spełnić należy stworzyć , który reguluje sposób rozwiązywania i zarządzania konfliktem interesów pomiędzy koordynatorem a poszczególnymi członkami klastra (np. dokumenty/narzędzia: „Opis procedury rozwiązywania konfliktów”, „Zasady mediacji”, „Kodeks etyczny”). Dopełnieniem spełniania wskaźnika standardu jest warunek, że koordynator nie powinien wykorzystywać uprzywilejowanej pozycji w klastrze. W jaki sposób jest to nadużywane? Koordynator wykorzystuje swoją pozycję w celu budowania przewagi konkurencyjnej w stosunku do pozostałych członków klastra (np. poprzez używanie zasobów informacyjnych klastra tylko na własny użytek). Innym przykładem jest wykorzystywanie pozycji jest preferowanie wybranych członków lub grupy członków klastra kosztem pozostałych podmiotów.

Brak wspomnianego dokumentu może nieść za sobą konsekwencje zakończenia inicjatywy klastrowej. Przykładem mogą być tzw. organizacje celowe, tworzone na potrzeby realizacji projektów współfinansowanych z UE. W sytuacji różnych celów, wizji i misji organizacji – po zakończeniu projektu, pomiędzy członkami może wywiązać się konflikt, tak poważny, że podmioty nie widzą sensu dalszego współdziałania. Za przykład możemy podać turystyczny z woj. warmińsko- mazurskiego, którego aktywność zakończyła się wraz z zakończonym w 2013 r. projektem finansowanym z UE.

Oczywiście nie tylko takie podmioty mogą się rozpaść w efekcie braku dokumentu „wspomagającego” w konflikcie.

Brak jasno określonej strategii rozwoju, wybiórcze przekazywanie informacji o istotnym znaczeniu dla członków klastra, brak odpowiednich zapisów dotyczących funkcjonowania klastrów czy też brak kodeksu etycznego, powoduje, że wiele organizacji klastrowych niestety nie jest w stanie sprawnie funkcjonować.

Dobra praktyka: „Zielona Chemia” z siedzibą w Szczecinie (woj. zachodniopomorski).

stworzył „Kodeks etyczny”, aby „powiązać misję i wizję klastra z niezaprzeczalnymi wartościami: uczciwością, rzetelnością, prawością, lojalnością, szacunkiem, skutecznością, które wspierają wewnętrzne i zewnętrzne relacje”. Każdy członek zobowiązany jest podpisać oświadczenie, że przestrzega zasad w nim opisanych.

Fragment kodeksu etycznego Klastra „Zielona Chemia”

Rysunek 7 Fragment kodeksu etycznego Klastra „Zielona Chemia”

1.2.1. posiada strategię rozwoju oraz plan działania

W celu spełnienia standardu należy posiadać wspólnie opracowaną strategię rozwoju klastra oraz plan działania. Koordynator wraz z członkami klastra powinien okresowo weryfikować aktualność strategii rozwoju oraz analizować potencjalne kierunki rozwoju klastra w przyszłości. Częstotliwość weryfikacji strategii i aktualizacji jest adekwatna do stopnia rozwoju klastra, zmian zachodzących w jego strukturze i otoczeniu zewnętrznym, podejmowanych działań, jak również do potrzeb jego członków.

Strategia powinna zawierać m.in.: analizę/diagnozę, wizję i misję, cele strategiczne, przykładowy plan z kolei m.in.: cele operacyjne wynikające z przyjętej strategii oraz wykaz projektów/przedsięwzięć z podaniem źródeł finansowania.

Dobra praktyka: ICT Interizon (woj. pomorskie).

Jeden z największych klastrów w Polsce pod względem ilości członków. Sami członkowie klastra zwracają uwagę, że to właśnie strategia rozwoju, a dokładniej jej dostępność, przejrzystość i klarowność, wpłynęła na podjęcie decyzji o przystąpieniu do klastra ICT Interizon.

Rekomendujemy, aby stworzone dokumenty strategiczne zawierały:

  • Część analityczną (np. analiza problemów branży, analiza trendów rozwoju, analiza SWOT),
  • Część strategiczną (misja, wizja, cele strategiczne),
  • Część wdrożeniową (kierunki działań lub cele operacyjne ewentualnie plany działań długo, średnio i krótkookresowych).

Głównym problemem jest brak funduszy na profesjonalne opracowanie strategii. Jak sobie radzić? Mogą Państwo spróbować stworzyć taki przy użyciu własnych kompetencji, pozyskać środki wewnątrz klastra lub starać się o finansowanie zewnętrzne.

Tych z Państwa, którzy chcieliby zgłębić temat, odsyłamy do podręcznika „Inicjatywy klastrowe: skuteczne działanie i strategiczny rozwój” pod redakcją Marity Koszarek (projekt „Polskie Klastry i polityka klastrowa”, PARP, 2011).

W odniesieniu do planów zalecamy stworzenie ów planistycznych: „Planów działań na poszczególne lata obowiązywania strategii”, „Monitoringu” i „Raportów z realizacji określonych celów i działań”.

Dobra praktyka: Klastal z siedzibą w Stalowej Woli (woj. podkarpackie).

Na stronie www opublikowany został „Ewaluacja klastra spawalniczego Klastal” zawierający m.in.: kryteria oceny strategii oraz metody zbierania danych ewaluacyjnych. wskazuje elementy strategii podlegające ewaluacji oraz narzędzia do jej przeprowadzenia.

Dobra praktyka: Future Position X ze Szwecji (złota odznaka jakości).

Podczas realizacji jednego z projektów stwierdzono przeszacowanie czasowe projektu w stosunku do zakładanych celów strategicznych klastra.

Ponieważ cele strategiczne uzależnione były od celów projektowych, w ramach działań naprawczych przeprowadzono audyt zewnętrzny, który zakresem obejmował zarówno projekt, jak i strategię rozwoju. Wyników jeszcze nie opublikowano.

1.2.2. Koordynator przestrzega zapisów obowiązujących ów klastra

Aby spełnić należy poddać ocenie pracę koordynatora pod kątem zgodności prowadzonych przez niego działań z zapisami ów powołujących do życia oraz z aktualną strategią i planem działania. Oceny dokonują członkowie klastra lub organ reprezentujący członków klastra nie rzadziej niż raz w roku.

Na koniec kilka słów podsumowania

Wiemy już co wdrożyć. Pytanie jak wdrożyć?

Przede wszystkim w sposób uporządkowany i kontrolowany, gdyż tylko takie działanie zapewni odpowiedni poziom tego wdrożenia. Dlatego istotnym jest aby koordynatorzy usystematyzowali, ujednolicili i stworzyli pewien schemat wdrożenia ów zarządzania swoimi klastrami.

Rekomendujemy stworzenie narzędzi (lub wykorzystanie narzędzi istniejących, np. narzędzia logicznego wnioskowania Teorii Ograniczeń, matryca działań klastra) ułatwiających proces planowania działań klastra, ich monitoring oraz prezentację rezultatów.

Nie zapominajmy, że wdrożenie ów niesie ze sobą wiele korzyści, tj. pozwala uzyskać odznakę jakości dla organizacji klastrowych, uzyskać status Regionalnego lub Krajowego Klastra Kluczowego oraz zwiększa możliwości ubiegania się o środki UE. Dlatego warto!

Dziękujemy Państwu i zachęcamy do przeczytania kolejnych artykułów traktujących o pozostałych obszarach zarządzania w klastrach, wokół których zbudowane są standardy zarządzania. Obszar „Zasoby” ukaże się już wkrótce.

Bio autorów:

Bogdan Kępka - animator, ekspert ds. clusteringu, współautor wielu ów organizacyjnych i strategii dla klastrów, ekspert w dziedzinie klastrów biznesowych.

Danuta Kacperek - konsultant biznesowy, doradca w zakresie zarządzania organizacją, certyfikowany kierownik projektu z wieloletnim doświadczeniem, szkoli przedsiębiorców, menedżerów i kierowników projektów.

Artykuł do pobrania w wersji PDF

Autor:PARP 


powrót | do góry | strona główna | kalendarium | regulamin serwisu | pliki cookies | kontakt
Portal jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

© 2005-2018 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości