2009-12-30

Innowacyjność projektu, zarządzanie nim, dobór partnerów, podział zadań, rozwiązania awaryjne i terminowość – to kilka najważniejszych zasad uczestnictwa w programach badawczych. Przedstawiamy ABC Programu Ramowego Badań i Rozwoju Technologicznego Unii Europejskiej.

Nie tylko naukowcy, ale i przedsiębiorcy mają wiele możliwości ubiegania się o środki finansowe na prowadzenie prac badawczych. Największym mechanizmem finansującym badania naukowe i rozwój technologiczny na skalę światową jest 7. Program Ramowy Badań i Rozwoju Technologicznego Unii Europejskiej (ponad 53 miliardy euro na lata 2007-2013).

Myślenie projektem

W celu otrzymania środków na finansowanie badań naukowych i rozwoju technologicznego konieczne jest napisanie projektu w odpowiedzi na konkretny konkurs ogłoszony przez Komisję Europejską i poddanie go ocenie ekspertów KE. Polscy naukowcy, przyzwyczajeni do formy projektów naukowych, muszą pamiętać o tym, że projekty w Programie Ramowym rządzą się zupełnie innymi zasadami.
 
Jak zatem przełożyć pomysł na projekt? Po pierwsze należy myśleć projektem: wytyczyć cel, stworzyć plan pracy, określić ramy czasowe, zasoby, tryb zarządzania, kontroli i sprawozdawczości, a także oczekiwane rezultaty. Sukcesem takiego myślenia, stanowiącego wzór do naśladowania, jest bardzo wysoko oceniony i sfinansowany przez KE projekt TranSMEs dotyczący sektora transportu, sfinansowany w ramach 6. Programu Ramowego.

Zasady i reguły gry

W 7. Programie Ramowym projekt realizowany jest zawsze w konkretnym programie szczegółowym, a wnioski składa się w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez Komisję Europejską. Ważne jest, aby projekt odpowiadał wytycznym określonym przez KE w oficjalnym Programie Pracy (Work Programme). Dokument ten określa i konkretyzuje obszary badawcze, zawiera informacje o systemie finansowania projektu, określa również kryteria oceny i budżet dla wszystkich konkursów w danym roku. Jeśli Program Pracy mówi nam, w co grać, to drugi ważny dokument – Przewodnik  dla Wnioskodawców (Guide for Applicants) – określa zasady tej gry. Przewodnik zawiera informacje potrzebne do przygotowania i wysłania wniosku do KE, kryteria oceny, formularze aplikacyjne. Dla każdego konkursu i systemu finansowania przygotowywane są oddzielne przewodniki. Dokumentacja konkursowa dostępna jest na stronach serwisu KE www.cordis.europa.eu.
 
Mówiąc o projektach 7. Programu Ramowego, musimy pamiętać o tym, że jest ich kilka rodzajów. Oferta ta zawiera np. Projekty Współpracy (Collaborative Project - CP), badawcze realizowane we współpracy międzynarodowej, które mają na celu wygenerowanie nowej wiedzy, technologii, produktów czy wspólnych zasobów przeznaczonych na badania. Projekty współpracy dzielą się na mniejsze (Small or medium-scale focused research projects) i większe (Large-scale integrating projects). Akcje wspierające i koordynujące (Coordination and Support Actions - CSA) to kolejne typy projektów. Działania koordynujące (Coordination Actions - CA) promują współpracę oraz koordynację działań badawczych i innowacyjnych finansowanych na szczeblach krajowych. Działania wspierające (Support Actions - SA) mogą być prowadzone przez jedną instytucję, wspierają realizację Programu Ramowego. Akcje wspierające i koordynujące nie finansują badań. Program Ramowy to również projekty współpracy międzynarodowej (Specific International Cooperation Actions - SICA), promujące współprace pomiędzy organizacjami europejskimi a instytucjami z krajów trzecich. Osobnym działem projektowym są stypendia Marie Curie w programie People oraz zupełnie nowy program Ideas.

Początki drogi do sukcesu

Pomysł musi być innowacyjny i odnosić się do wytycznych zamieszczonych w Programie Pracy. To podstawa. Odstąpienie od którejkolwiek ze wskazówek określonych przez KE wiąże się z odrzuceniem wniosku z przyczyn formalnych. Innowacyjność to jeden z najważniejszych aspektów całości. Należy pamiętać, że to, co innowacyjne na polskim rynku naukowo-badawczym, nie musi, i często nie oznacza innowacji w skali europejskiej.

Wspomniany projekt TranSMEs został sfinansowany w ramach akcji wspierającej (Specific Support Actions) w ramach 6. Programu Ramowego. Mimo że nie jest to projekt typowo badawczy, nawet w tego typu działaniach można wprowadzić innowację. Innowacja dotyczyła sposobu dotarcia do małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) z informacją o możliwościach finansowania badań, jakie daje udział w projektach badawczych Programów Ramowych. W odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez KE zrodził się pomysł organizacji dni informacyjnych oraz warsztatów dla MŚP z sektora transportu. Organizacja dni informacyjnych i warsztatów w tego typu projektach to oczywistość. Zatem trzeba było wprowadzić coś szczególnego, na co eksperci oceniający wniosek zwróciliby uwagę i uznali wskazane działania za warte dofinansowania przez KE.

Po „burzy mózgów” koordynator projektu – Poznański Park Naukowo-Technologiczny Fundacji UAM – wpadł na pomysł, by warsztaty, po pierwsze były prowadzone przez ekspertów ze starych państw członkowskich UE, którzy mają bezsprzecznie najlepsze doświadczenie w pisaniu wniosków oraz ich realizacji; po drugie, by warsztaty były prowadzone w języku angielskim, co spowoduje większą mobilizację uczestników. Jednak nadal dla koordynatora projektu organizacja dni informacyjnych oraz warsztatów we wskazanej formie była niewystarczająca i faktycznie za mało innowacyjna.

Pomysłów rodziło się coraz więcej, by urozmaicić działania projektu oraz przykuć uwagę ekspertów. Efektem było stworzenie projektu wspierającego o tytule wskazującym już na konkretne działania; a tytuł był następujący: „Przybliżanie małych i średnich przedsiębiorstw z krajów stowarzyszonych oraz nowych krajów członkowskich z dziedziny transportu i ochrony środowiska do Europejskiej Przestrzeni Badawczej poprzez publikację konkursu na składanie szkiców projektów”.

Zatem novum tego projektu polegało na ogłoszeniu konkursu we wszystkich państwach partnerskich projektu. Konkurs skierowany był głównie do MŚP, uwzględniając wszystkie zasady, jakie obowiązują już we właściwych konkursach ogłaszanych przez KE. Czyli małe i średnie przedsiębiorstwa, składając wnioski na ten właśnie konkurs, zdobywały doświadczenie, którego nie sposób zdobyć podczas warsztatów czy dni informacyjnych. Zasady składania oraz oceny wniosków były bardzo zbliżone do tych, które obowiązują w Komisji Europejskiej. Jak wynika z przytoczonego przykładu, eksperci KE szukają projektów, które mają niekonwencjonalne podejście do realizacji projektu – nawet jeżeli jest to projekt wspierający, czyli oparty de facto na organizacji dni informacyjnych czy warsztatów.

Pisząc projekt, trzeba pamiętać, iż czasami pomysł, który wydaje się nowy, może jest już realizowany. Zdarza się, iż polskie jednostki wkładają ogromny wysiłek w przygotowanie projektu, tworzą konsorcja, dzielą zadania, składają wnioski do KE i okazuje się, że wartość innowacyjna pomysłu jest niewystarczająca, że to już kiedyś było, i że pomysł nie wnosi nowych wartości do Europejskiej Przestrzeni Badawczej. Sprawdzajmy czy pomysły nie są lub nie były realizowane. Serwis informacyjny KE oferuje narzędzie w postaci wyszukiwarki projektów już sfinansowanych, a także tych, które są w fazie realizacji.

Dobre konsorcjum połową sukcesu

W projekcie tak jak w biznesie – partnerzy, z którymi współpracujemy, są niezbędni do osiągnięcia sukcesu. Na każdym z osobna, jak i na wszystkich razem, spoczywają ważne obowiązki i odpowiedzialność za realizację projektu. Jeden projekt – jedna drużyna. Tworząc konsorcjum, należy pamiętać o tym, czego wymaga od nas Komisja Europejska; rodzaj projektu określa minimalny jego skład. Zwyczajowo jest to zasada trzech partnerów: trzy niezależne od siebie instytucje z trzech różnych krajów członkowskich lub stowarzyszonych z UE. To minimum.
 
Dobierając partnerów do projektu TranSMEs, jego koordynator – Poznański Park Naukowo-Technologiczny Fundacji UAM – poza kompetencjami w dziedzinie transportu, kierował się również zasadą komplementarności, doświadczeniem wynikającym z udziału w projektach europejskich, położeniem geograficznym, wymiarem europejskim, dowodząc tym samym, że projekt nie jest realizowany w ramach współpracy bilateralnej czy regionalnej – lecz europejskiej. Rozłożenie geograficzne jest ważne dla Komisji Europejskiej.

Projekt nie może być realizowany tylko i wyłącznie przez silne jednostki ze starych państw członkowskich UE. Tworząc konsorcjum, trzeba położyć szczególny nacisk na tym, by to ci słabsi mieli okazję i mogli uczyć się od tych doświadczonych. Zatem należy pamiętać, by dołączać do projektów jednostki zarówno z krajów stowarzyszonych, jak i nowych krajów członkowskich UE. Tak też było w przypadku projektu TranSMEs. Rozłożenie geograficzne było czynnikiem decydującym o doborze partnerów. Do projektu zaangażowano jednostki z pięciu nowych państw członkowskich, z dwóch krajów stowarzyszonych oraz dwie jednostki z dwóch starych państw członkowskich UE. Zatem rozłożenie geograficzne w tym projekcie było idealnie zbalansowane. Ponadto doświadczenie jednostek w poszczególnych działaniach było kolejnym decydującym czynnikiem. Dwie jednostki ze starych krajów członkowskich były wskazane jako te, od których mogą uczyć się pozostali. Eksperci prowadzący warsztaty w ramach projektu oraz eksperci oceniający wnioski z konkursu pochodzili właśnie z tych dwóch państw, a mianowicie z Włoch i Holandii.

Przypadkowość w doborze partnerów (czyli dobieranie ich tylko po to, aby spełnić wymóg minimum) może okazać się pułapką, która w fazie realizacji projektu sprawi trudności w osiągnięciu wspólnych celów. Poza realizacją określonych zadań na partnerach spoczywa także obowiązek sprawozdawczości. Raporty całościowe sporządza koordynator, składa w całość to, co otrzyma od partnerów, którzy powinni wykazywać się rzetelnością i terminowością.
 
Piszemy projekt
 
Praca zaczyna się od przestudiowania podręcznika dla wnioskodawców, w nim znajduje się szablon formy projektu. Wniosek składa się z dwóch części: formularzy administracyjnych (część A) oraz opisu samego projektu (część B). Część B to meritum trzech głównych elementów, czyli: naukowo-technologicznej jakości projektu, wdrożenia i wpływu projektu.
W części B wniosku należy opisać koncepcję i cele projektu, przedstawić metodologię i plan pracy, określić wkład w rozwój nauki w odniesieniu do aktualnego stanu wiedzy, opisać partnerów, a także konsorcjum jako całość. Elementem wniosku jest także budżet projektu, oczekiwane rezultaty, rozpowszechnianie i praktyczne zastosowanie wygenerowanej wiedzy, a także (bardzo ważne) zarządzanie projektem. Wyniki uczestnictwa polskich jednostek w Programach Ramowych pokazują, że znaczna część wniosków, nie uzyskuje dofinansowania właśnie przez niewłaściwie przedstawione zarządzanie.

Opisując strukturę zarządzania, musimy przekonać Komisje Europejską o naszej sile egzekwowania prawidłowego wykonywania zadań wśród partnerów. Ważne jest również opisanie struktury zarządzania projektem w taki sposób, by KE nam zaufała, a co za tym idzie – by powierzyła nam czasami nawet miliony euro na zrealizowanie naszego pomysłu. Oczywiście projekt TranSMEs nie pochłonął milionów euro, a jedynie kilkaset tysięcy, jednak zarządzanie było w nim przedstawione w sposób jasny i przejrzysty. I tego właśnie oczekują eksperci. Z opisu musi wprost wynikać, jaki jest podział zadań (nie chodzi o zadania związane z badaniami) i czy są powołane dodatkowe ciała doradcze, eksperci itd. Ponadto należy pamiętać o najważniejszej rzeczy, a mianowicie o opisaniu sposobu rozwiązywania konfliktów między partnerami, o wyjściach awaryjnych w sytuacjach, gdy jedno z zadań nie może zostać wykonane w terminie lub wcale nie zostanie zrealizowane. Podczas przygotowywania projektu wszyscy partnerzy są chętni do pracy i nikt nie myśli o tym, iż mogą pojawić się jakiekolwiek problemy. Jednak praktyka realizacji projektu weryfikuje takie podejście.

Co dalej?

Nie zapominajmy o wypełnieniu formularzy administracyjnych, które uzupełniamy poprzez zalogowanie się w specjalnym elektronicznym systemie składania aplikacji (Electronic Proposal Submission Service - EPSS). Koordynator projektu rejestruje się w systemie i przesyła partnerom otrzymane hasła, dzięki którym samodzielnie będą mogli wypełnić formularze administracyjne. Koordynator załącza część B wniosku i wysyła projekt do KE. Na tym etapie składania wniosków nie są wymagane żadne załączniki, pieczątki, zaświadczenia czy podopisy. Po złożeniu aplikacji należy czekać już tylko na ocenę ekspertów.

Należy pamiętać o kolejnej ważnej rzeczy, jaką jest złożenie wniosku w terminie. Konkursy mają precyzyjnie określony termin, w jakim aplikacja powinna się znaleźć w KE. Od ogłoszenia konkursu do tzw. deadline’u jest wystarczająco dużo czasu. Nie czekajmy do ostatniej chwili. Pozwoli to uniknąć nerwowości i przeoczenia spraw istotnych. Pamiętajmy, że system zamyka się dokładnie o godzinie 17.00 czasu brukselskiego i żaden wniosek złożony sekundę po wyznaczonej godzinie nie zostanie przyjęty. Terminy są równie ważne jak innowacyjność!

E-mail docelowy:
Twoje imię i nazwisko: